Sức khỏe Tin tức

06 điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử

Khởi tạo hóa đơn điện tử là một trong các bước vô cùng quan trọng để đảm bảo việc triển khai hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ. Ngoài quy định về viết tắt, quy định về xử lý hóa đơn khi có sai sót… thì điều kiện đầu tiên để các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử chính là khởi tạo hóa đơn điện tử. Vậy, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì để có thể khởi tạo hóa đơn điện tử.
Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.


Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử; Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự; Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức; Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định cụ thể về điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn.
Để khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
Một là, là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Hai là, có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
Ba là, có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
Bốn là, có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Năm là, có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Sáu là, có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;  Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

>> Người tham gia hợp đồng đào tạo thì có được đóng Bảo hiểm xã hội?

>> Những hóa đơn, chứng từ phải mang khi lưu thông hàng hóa trên đường
Như vậy, các doanh nghiệp cần đáp ứng đủ 06 điều kiện trên thì mới có thể thực hiện việc khởi tạo hóa đơn điện tử. Khởi tạo hóa đơn điện tử là một trong những khâu vô cùng quan trọng, không thể bỏ qua. Do đó, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ những lưu ý, những điều kiện này để có thể triển khai thực hiện được tốt nhất.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *